La pantalla Acciones presente en la ficha del expediente permite relacionar todas las acciones o actuaciones realizadas para la consecución de un caso o encargo profesional.
Otra forma de entender la pantalla Acciones es que nos muestra una lista ordenada temporalmente de los avances que se han producido en el expediente.
En cada acción individual podrá anotar una descripción, la fecha de realización y su duración.
Podrá imputar una tarifa en la casilla Importe devengado. GEDEX no exige que cuadre las cantidades cobradas con los costes. Tenga en cuenta que esta tarifa será para uso interno de su despacho, ya que no afecta a los apuntes presentes en la pestaña 'Economía'.
En la casilla Próximo Paso puede desglosar la acción en sus pasos individuales, o simplemente, anotar el próximo paso. Si conoce o ha oído hablar de las técnicas de organización GTD, es importante determinar y tener claro cuál es el próximo paso para acometer las acciones pendientes.
Para acciones que tienen su Fecha de realización dentro de varios meses, es recomendable utilizar la casilla Fecha inicio aviso. Así, podrá indicar que no desea recibir alertas sobre esta acción hasta que llegue la fecha de inicio de aviso. Esto es útil especialmente cuando tenga la certeza de que no va a trabajar inmediatamente en la consecución de esa acción.
Marque la casilla Pendiente para indicar que todavía no hemos completado esta tarea, o al menos necesita ser revisada. Desmarque la casilla cuando esté completada, para evitar que GEDEX le muestre alertas en el futuro.
La casilla Incluir en informes nos permite determinar si deseamos que esta tarea pueda ser mencionada a nuestro cliente (en las minutas e informes impresos, por ejemplo). Si no marcamos esta casilla, GEDEX no mostrará esta tarea al cliente. Esto es útil con tareas de gestión interna, de poca importancia o que en otras ocasiones tampoco han sido detalladas al cliente.
Puede anotar quién ha realizado o a quién desea asignar la acción. Si la va a realizar usted mismo, pulse el botón Asignar a usted (con forma de cara que le mira directamente). En otro caso, si la acción la realizará otro miembro de su despacho, un profesional externo o empresa, pulse el botón A realizar por o bien Realizado por (el botón cambia si la acción está pendiente o no).
Para agilizar la consulta posterior, se diferencian cuatro clases principales de acciones: Tarea, Citación, Plazo y Notificación.
La Tarea engloba cualquier tipo de operación genérica, operaciones que se realizan en un momento concreto (por ejemplo, el jueves a las 12:30) por algún miembro del despacho o profesional externo delegado. Como ejemplos de tareas tendremos "Enviar burofax" o "Elaboración de informe".
Para registrar una nueva tarea use el botón Tarea, el cual mostrará en la mitad inferior de la pantalla diversas casillas donde podrá indicar todos los detalles de la misma.
Vea en la siguiente imagen el ejemplo, en el que se muestran los detalles de la tarea "Estudiar informe pericial". La tarea es estudiar el informe pericial, pero el primer paso que tenemos que realizar es recibir ese informe, recibir su documentación. Si observa el listado, verá que se marca como "Recibir documentación (Estudiar informe pericial)" indicando con ello que lo primero será recibir el informe, y que la tarea completa será estudiar el informe pericial. Cualquier miembro de su firma, al leer eso, entenderá que la tarea aún no se ha realizado porque estamos pendientes de recibir la documentación. Una vez recibamos la documentación, podremos cambiar el próximo paso a por ejemplo "Tomar notas" (porque vamos a preparar un resumen) o bien simplemente borrar el texto "Recibir documentación" (porque lo que nos queda por hacer es simplemente estudiar el informe). Cuando la tarea se haya completado (es decir, cuando hayamos estudiado el informe pericial), desmarque la casilla Pendiente.
Puede registrar vistas, reuniones o señalamientos pulsando el botón Citación.
Puede registrar plazos con fechas de emplazamiento y de fin de plazo, pulsando el botón Plazo.
Puede registrar las notificaciones judiciales recibidas así como cualquier otra notificación que se haya realizado o recibido, pulsando el botón Notificación.
Algunas acciones llevan asociadas documentos, tanto físicos (papel) como digitales (por ejemplo, escaneado, PDF, emails, etc.)
Para recoger toda la documentación del expediente acceda a la pestaña Escritos.
Para consultar cómodamente el trabajo pendiente, las próximas vistas judiciales, tareas pendientes de resolver y otras gestiones, cuenta con las Agendas de Plazos, Citaciones y Tareas.
Periódicamente GEDEX puede ir mostrándole los avisos en la ventana de Avisos Externos de GEDEX, como en el siguiente ejemplo:
Si su ordenador está de cara al público (es decir, lo suele tener presente durante las visitas de sus clientes) puede ocultar temporalmente los avisos usando el aspa roja que muestran. También puede ocultar los avisos definitivamente, o reponerlos en el futuro, mediante el menú de Opciones.
La Lista de Avisos Externos de GEDEX incluye algunos avisos seleccionados, para no dejar pasar el trabajo pendiente.
Utilice diferentes fichas de expedientes para cada asunto, tema, encargo o expediente. Un mismo cliente puede tener infinidad de expedientes distintos a lo largo del tiempo.
Al diferenciar en expedientes las distintas gestiones del cliente, ganará en organización, principalmente cuando el cliente solicita nuevos asuntos asiduamente o periódicamente.