GEDEX organiza sus expedientes o gestiones profesionales en fichas individuales para cada uno de ellos.
Para ver sus expedientes, o crear un nuevo expediente use el botón con forma de carpeta, titulado "Ver expedientes". Ese botón está en la parte superior, en la bandeja de botones.
Ahora se mostrarán sus expedientes en forma de listado. Si todavía no tiene ninguno, aparecerá en blanco.
En la ventana del listado, observe que se encuentra el botón titulado "Insertar expediente" o "Nuevo expediente", como en este ejemplo:
Pulse dicho botón y habrá creado una nueva ficha en blanco, un nuevo expediente.
En esta ficha, podrá introducir toda la información referente al expediente.
La parte superior de la ficha contiene unas pequeñas pestañas, las cuales permiten observar todas las pantallas. Estas pestañas son:
Portada (resumen del caso)
Propios (clientes, letrados, profesionales y procuradores propios)
Contrarios (clientes contrarios)
Comunes (otros intervinientes, jueces, testigos...)
Asunto (información adicional del caso)
Economía (Situación económica, anotaciones económicas)
Acciones (actuaciones realizadas o pendientes)
Escritos (documentos informatizados o en papel)
Todos los apartados a rellenar son opcionales, pero le recomendamos que al menos introduzca una referencia numérica, el asunto y los clientes.
Para obtener más información sobre cada pantalla, elija en la lista de enlaces.
Si en su firma tiene costumbre de crear una carpeta diferente para cada cliente, y mete en ella todos los documentos de un cliente, siga estos pasos en GEDEX.
No se líe, es mucho más sencillo de lo que parece. Dentro de cada carpeta de cliente usted tendrá varias carpetas de expedientes, una por cada gestión que le lleve a su cliente.
En primer lugar cree una ficha para el cliente (use el botón Ver contactos y el botón Crear contacto nuevo). Anote en ella sus datos personales, principalmente el nombre y los datos de contacto.
Ahora cree una ficha de expediente para cada gestión profesional que le lleve a su cliente (use el botón Ver expedientes y el botón Insertar expediente). Por ejemplo, si el cliente es una empresa, puede ir creando una ficha de expediente para cada reclamación de cantidad o cada tema de despidos o sociales.
Accediendo a la ficha del cliente (lo que algunos despachos llaman la Carpeta del Cliente) podrá visualizar la lista completa de las gestiones, pulsando los botones para ver los expedientes Abiertos (en curso), Cerrados o Todos los expedientes.
En la ficha de su cliente puede reflejar una numeración que siga usted en su despacho para con los clientes. Puede ser un número o una combinación de letras, signos y números, a su total discreción. Por lo que atañe a introducir sus datos en GEDEX, recuerde que para evitar confusión con otros apartados del software, se le denomina siempre Referencia Carpeta del Contacto.
Para habilitar el uso de las Referencias de Carpetas de Contactos (lo cual es algo totalmente opcional) puede seguir estos pasos (como sabe en GEDEX tiene múltiples formas de llegar a los mismos resultados, según los usos y costumbres de cada usuario):
- use el botón Ver contactos, busque al cliente escribiendo su nombre y abra su ficha,
- entre las casillas de uso múltiple para teléfonos y otros datos localice una denominada Referencia Carpeta del Contacto (en versiones antiguas aparece como Cód. Contacto) y escriba en esa casilla por ejemplo CLI-2425
A partir de entonces, GEDEX mostrará siempre junto al nombre del cliente su Referencia, en este ejemplo, ©CLI-2425. Observe que para distinguir dicha referencia de otros datos GEDEX le incorpora el signo © (por su parecido con la letra C de Cliente).
La Referencia aparecerá en los listados de contactos, en los de expedientes, en las mismas fichas de expedientes (en la pantalla Propios) y otros muchos lugares, por ejemplo como García García, Juan ©CLI-2425.
Podrá hacer uso del Buscador y la opción Referencia Carpeta del Contacto, como puede imaginar, para abrir en cualquier momento la ficha/carpeta de uno de sus clientes. Siguiendo con el ejemplo, pulsaríamos la tecla F2, escribimos CLI-2425 y pulsamos el botón Referencia Carpeta del Cliente. Aparecerá seguidamente la ficha de Juan García.
Puede trabajar con Carpetas de Clientes, incluso si en su firma no usan ninguna numeración para los clientes. GEDEX puede trabajar sin problemas solo con las numeraciones de los expedientes. De hecho, es una práctica muy habitual en España en firmas cuyos clientes no son habituales.
En ocasiones es interesante relacionar varios expedientes, para que sea sencillo ir de uno al otro. Por ejemplo dos expedientes de un mismo cliente como una Alcoholemia y un Procedimiento sancionador.
Para relacionar varios expedientes se utilizan en GEDEX las instancias de expedientes, las cuales permiten una manera sencilla de navegar de un expediente a otro, y además mantienen la numeración en todos ellos.
También, sin necesidad de crear instancias o relacionar nada, puede navegar fácilmente por todos los expedientes de un mismo cliente usando los botones presentes en la ficha del cliente para ese cometido: use el botón Ver contactos, busque al cliente escribiendo su nombre y abra su ficha, ahora utilice los botones que hay justo encima de las Observaciones: los botones Expedientes abiertos, Exp. cerrados, Todos los expedientes y Minutas (esos botones están a la derecha del botón Observaciones). Se mostrarán los expedientes correspondientes del cliente, y podrá abrir sus fichas haciendo clic en ellos.
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Portada (resumen del caso)
Propios (clientes, letrados, profesionales y procuradores propios)
Contrarios (clientes contrarios)
Comunes (otros intervinientes, jueces, testigos...)
Asunto (información adicional del caso)
Economía (Situación económica, anotaciones económicas)
Acciones (actuaciones realizadas o pendientes)
Escritos (documentos informatizados o en papel)
Manejo y operaciones habituales
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