A diferencia de otros sistemas de gestión jurídica, GEDEX ofrece una gran flexibilidad a la hora de numerar sus expedientes, permitiendo representar los códigos de identificación de sus expedientes con gran fidelidad a los usos y tradición de su firma.
Casi con toda certeza puede configurar GEDEX para que use el mismo sistema de numeración y clasificación de expedientes que habitualmente se utiliza en su despacho. A continuación se describen todas las posibilidades disponibles.
Sugerencia: Si está probando GEDEX y no tiene decidido cómo numerará sus expedientes, simplemente pulse el botón Restaurar recomendados para que GEDEX use los valores recomendados para la mayoría de firmas. Puede encontrar ese botón en el menú de Configuración → Configuración general → Expedientes → Restaurar recomendados.
La numeración de sus expedientes se realiza en la pantalla Portada de las fichas de expedientes, en la casilla denominada Código referencia.
El Código referencia es un número de orden o código secuencial, para diferenciar cada expediente. Si lo desea, estará formado por la combinación tanto de un número de orden como de opcionalmente el año de apertura del expediente. Después indicaremos cómo elegir.
Puede corregir y cambiar la numeración de cualquier expediente siempre que quiera. GEDEX le avisará si intenta utilizar el mismo número que ya posea otro expediente, pero no impedirá que lo utilice por duplicado. Puede incluso tener tres o más expedientes con el mismo código secuencial.
La numeración de expedientes realizada por GEDEX se basa en un número de orden, llamado código secuencial que va incrementándose de manera automática en una unidad cada vez que se inicia un nuevo expediente. Dicho incremento se realiza automáticamente por GEDEX, pero puede reemplazar libremente el número sugerido por cualquier otro, a su total discreción. Es posible por tanto dejar "huecos" (números sin utilizar), comenzar a contar a partir del número 3000, o repetir números en varios expedientes.
Si actualmente no utilizan ningún sistema de numeración para sus expedientes, puede dejar que GEDEX genere por usted números, los cuales puede ignorar por completo. En el futuro, podrá adoptar cualquier sistema de numeración que considere apropiado, y corregir los números que GEDEX generó o utilizarlos como base para su nueva numeración.
Le recomendamos que lea toda esta página del manual de usuario antes de comenzar a seguir sus instrucciones. Finalmente cuando la haya leído, le recomendamos que use el nuevo asistente automático que le ayudará a configurar automáticamente el programa, mediante unas sencillas preguntas. Use para ello el botón Asistente para configurar que puede encontrar en el menú Configuración → Configuración general → Expedientes → Asistente para configurar, el cual se muestra en esta imagen:
Si desea usar los valores habituales en otros despachos jurídicos, use el botón Restaurar recomendados, situado al lado del anterior.
En la mayoría de firmas es habitual incluir el año de apertura del expediente como parte integrante de su numeración (por ejemplo expediente 4/2021). En este apartado se comentan las diferentes formas de ordenar los expedientes en estos casos.
Dependiendo de la tradición de su despacho, la representación del Código referencia puede ser configurada en varias formas.
Si acostumbran incluir el año de apertura del caso, seleccione en el menú Configuración la opción Configuración general → Expedientes una de las siguientes opciones posibles, para indicar la posición relativa del año respecto al código secuencial:
- Mostrar el año delante del código secuencial
Para su tercer expediente del año 2022, se mostrará por ejemplo:
2022/3
22/3
22-003
etcétera
- Mostrar el año detrás del código secuencial
Para su tercer expediente, se mostrará por ejemplo:
3/2022
3/22
003-22
etcétera
- Mostrar sólo el código secuencial, sin años
De esta forma, el año de apertura no se mostrará. Si no desea incluir el año de apertura del caso, seleccione esta opción.
El año puede representarse con 2 o con 4 cifras. Si ha abierto su despacho después del año 2000, le recomendamos que use la representación con 2 cifras, o con 4 en caso contrario. Decida la representación adecuada y seleccione en el menú Configuración la opción Configuración general → Expedientes y marque la casilla:
- Mostrar año sólo con dos cifras
Si activa esta posibilidad, los años se mostrarán como 98, 99, 00, 01, 02, 03...
Si deja esta opción sin activar, los años se mostrarán con 4 cifras (2021, 2022...)
Adicionalmente al año y el código secuencial, cuenta con la posibilidad de utilizar prefijos y sufijos. Éstos son textos, números y símbolos combinados en cualquier orden, a su entera discreción. Permiten, por ejemplo, codificar el tipo de expediente, la delegación del despacho, ubicación, abogado, o cualquier otro aspecto que consideren relevante. Por ejemplo, podrían utilizarlos para diferenciar los expedientes extrajudiciales con una letra E o X o EX (o cualquier otra cosa):
EX100/2022
22/100EX
Sugerencia: Salvo que la codificación usada en su despacho lo exija, recomendamos no utilizar prefijos y sufijos, ya que la mayoría de ellos pueden ser codificados específicamente haciendo uso de otras características de las fichas de expedientes. Por ejemplo, puede crear carpetas para separar expedientes de diferentes categorías, puede diferenciar expedientes extrajudiciales del resto mediante la casilla Tipo de expediente, puede indicar la ubicación física de la documentación del caso en la pantalla Asunto en la casilla Ubicación, etcétera, por lo que el uso de prefijos y sufijos está desaconsejado para evitar duplicidad de la información, lo cual suele llevar a errores.
Para activar o desactivar el uso de prefijos y sufijos, use en el menú Configuración la opción Configuración general → Expedientes → Mostrar Prefijos y Sufijos. Así las fichas de expedientes mostrarán junto a la casilla Código referencia una nueva casilla denominada Prefijos,sufijos.
Para introducir un Prefijo (es decir, un texto que se mostrará delante del código de referencia) simplemente escriba el prefijo en la casilla Prefijos,sufijos.
Para introducir un Sufijo (es decir, un texto que se mostrará detrás del código de referencia) escriba una coma y el sufijo en la casilla Prefijos,sufijos por ejemplo: ,EX
Para introducir tanto un Prefijo como un Sufijo escriba en la casilla Prefijos,sufijos el prefijo, un signo de coma y el sufijo.
Un ejemplo de uso con Prefijo y Sufijo, que podría indicar delegación de Barcelona Centro y expediente extrajudicial:
BCN,EX
Tenga en cuenta que puede seleccionar libremente qué significa cada prefijo o sufijo.
Siguiendo con el ejemplo anterior, al combinarse con el código de referencia del expediente quedaría algo como esto (en función del resto de opciones se mostrará de diversas formas):
BCN2018/100EX
BCN100/2018EX
BCN100EX
...etcétera
Al visualizar listados en pantalla puede agrupar los expedientes según sus Prefijos (e incluso según sus Sufijos) utilizando el botón Listar expedientes agrupados por → Prefijo (o Sufijo). Con ello conseguirá que se organicen todos los que compartan un mismo Prefijo, facilitando su revisión.
Si no encuentra el botón "Listar expedientes agrupados por", que suele aparecer encima de la casilla para hacer búsquedas, revise si GEDEX le está escondiendo funcionalidades avanzadas, accediendo al menú Configuración → Configuración general → Seguridad → Adaptar a las habilidades del usuario. GEDEX le hará unas preguntas para determinar sus conocimientos, y si le responde que son bajos, algunos botones y funciones avanzadas desaparecen.
Si en su firma utilizan una segunda numeración con algún otro fin interno (es decir, que no es una numeración dada por los juzgados), como por ejemplo una numeración diferente adicional para cuando los expedientes han sido cerrados o archivados, referencias históricas u otras, utilice en GEDEX la Referencia propia.
Como Referencia propia se admite cualquier numeración o mezcla de números, letras y signos.
Esta característica la hemos mejorado actualmente atendiendo sugerencias de clientes, pero es utilizable en las versiones de GEDEX desde 2021. Para que se muestre la casilla Referencia propia en la Portada de los expedientes, active esta funcionalidad: use en el menú Configuración la opción Configuración general → Expedientes → Mostrar Referencia propia. Si usa una antigua versión de GEDEX, para escribir una Referencia propia utilice la casilla Prefijo,Sufijo, y escriba dos signos de coma delante, como en estos ejemplos: ,,Civil 1337-24 ,,158/2028 ,,Obsoleto
GEDEX también le permite mostrar las Referencias propias en los listados, igual que hace con los Prefijos y Sufijos.
Los expedientes cuentan también con la casilla Etiquetas, donde podremos introducir múltiples identificadores adicionales. Las etiquetas son una herramienta muy potente, que le permitirán clasificar de forma muy sencilla sus expedientes, para poder realizar búsquedas o filtrar los expedientes.
Es recomendable el uso de etiquetas para la mayoría de usos dados a los Prefijos y Sufijos. Así, recomendamos que su firma haga uso de Etiquetas en lugar de Prefijos y Sufijos, si es posible.
Las etiquetas pueden ser divididas en dos partes: la parte fija (en estas instrucciones la marcamos en azul) y la parte variable (la marcamos en color verde). Por ejemplo la etiqueta BANCO#133745 nos indica que hemos clasificado este expediente porque nos lo ha referido el banco llamado BANCO (del cual tenemos muchos expedientes) y la referencia que utiliza dicho banco para este expediente concreto es 133745.
No utilice etiquetas como BANCO referencia 133745 del año 2022, ya que de ese modo GEDEX no puede ayudarle posteriormente a tener la información organizada.
Ejemplo práctico de uso de etiquetas: Aseguradoras, Recobros y Entidades Bancarias
Para marcar los expedientes que nos ha pasado una aseguradora o entidad bancaria concreta, podríamos usar por ejemplo la etiqueta BBVA#7744, indicando con ello tanto el nombre de la entidad bancaria (BBVA en el ejemplo) como un número de trámite o siniestro (7744).
Buscar expedientes mediante sus etiquetas
En el futuro podremos buscar el expediente escribiendo bbva#7744 para localizar rápidamente ese asunto, o bien escribir bbva# para localizar todos los asuntos de esa entidad bancaria.
Al visualizar listados en pantalla puede agrupar los expedientes según sus etiquetas utilizando el botón Listar expedientes agrupados por → Etiquetas. Con ello conseguirá que se organicen todos los que compartan una misma Etiqueta, facilitando su revisión.
Si no encuentra el botón "Listar expedientes agrupados por", que suele aparecer encima de la casilla para hacer búsquedas, revise si GEDEX le está escondiendo funcionalidades avanzadas, accediendo al menú Configuración → Configuración general → Seguridad → Adaptar a las habilidades del usuario. GEDEX le hará unas preguntas para determinar sus conocimientos, y si le responde que son bajos, algunos botones y funciones avanzadas desaparecen.
Ejemplo práctico de uso de etiquetas: Turno de oficio y Referidos
Otras posibilidades que ofrecen las etiquetas son marcar los expedientes que lleve del turno de oficio, por ejemplo con una etiqueta como TURNO, expedientes cuya tramitación se realiza en nuestra oficina en la capital con CENTRAL, expedientes cuyos clientes nos han llegado mediante referencia por GEDEX o un portal jurídico o una guía telefónica con PORTAL, AMARILLAS, etcétera.