GEDEX solicitando la Contraseña Personal
GEDEX puede ser configurado por el administrador para que solicite Contraseñas Personales a cada usuario.
Esta característica opcional permite limitar el acceso a personal no autorizado. Es una característica requerida para poder utilizar las funcionalidades de gestión económica.
Pantalla de ejemplo:
Si el administrador lo desea, a cada miembro del despacho se le asigna una Contraseña Personal, la cual utiliza GEDEX para diferenciarlos. Igualmente, GEDEX permite la creación de usuarios "impersonales" (o grupos de miembros) los cuales son tratados como un único usuario genérico, como por ejemplo un grupo de pasantes o administrativos. En ese caso, la contraseña personal es la misma para todos los usuarios del grupo.
Si desconoce cuál es su contraseña personal, siga alguno de estos pasos:
> Si usted no es el administrador, póngase en contacto con sus superiores para que le asignen una contraseña personal. Mientras tanto no podrá utilizar GEDEX. Siendo un nuevo usuario de este programa, le recomendamos la lectura de la bienvenida para usuarios nóveles del Manual de Usuario de GEDEX.
> Si es usted la persona administrador, pulse Otras formas de acceso → Entrar como Administrador (en antiguas versiones pulse Cancelar) y escriba la Contraseña Maestra cuando GEDEX se la solicite. Una vez haya entrado, modifique las fichas de todos los usuarios que hayan olvidado su contraseña personal (por ejemplo, su propia ficha de usuario).
> Será necesario crear una ficha de contacto por cada miembro del despacho, tanto letrados, procuradores, administrativos o colaboradores externos al despacho.
Para ello, abra el menú Configuración / Usuarios / Ver listado de usuarios. Se mostrará la lista de usuarios que pueden iniciar sesión en GEDEX. (Es posible que GEDEX exija la Contraseña Maestra para asegurarse de que usted está autorizado a ver esta información). En el listado se muestra un contacto con el texto "<< Usted" indicando a nombre de quién ha iniciado sesión usted en GEDEX. No se preocupe si el dato es incorrecto.
> Para añadir un nuevo usuario, pulse el botón "Insertar contacto"
y se mostrará una ficha de contacto idéntica a las usadas para crear clientes y otros intervinientes en sus expedientes. La diferencia es que en la ficha puede ahora pulsar el botón Identificación de usuarios
para configurar a este usuario de GEDEX. Responda a todas las preguntas que se mostrarán (permisos para ver y modificar fichas de expedientes, contraseñas, etcétera) teniendo en cuenta que se consideran expedientes propios los expedientes en los que este contacto sea parte interviniente propia, bien como profesional, letrado u otro cargo, y expedientes ajenos los que tengan a otros miembros del despacho asignados.
Una vez configurado este usuario, cierre su ficha y repita la creación
(Insertar contacto
)
con el resto de miembros del despacho.
> Puede crear fichas impersonales (grupos de miembros) como por ejemplo, "Pasantes", de forma que asignando en un expediente al usuario "Pasantes" cualquiera de ellos tengan acceso a dicho expediente. En este caso, la contraseña ya no será personal, sino que todos los pasantes deberán conocerla.
> Una vez creados todos los usuarios, salga de GEDEX y vuelva a entrar para comprobar que se ha configurado correctamente.
> Si eligió la opción de Distinguir usuarios mediante la red local
será necesario entrar a GEDEX una vez con cada configuración (por ejemplo, desde cada
ordenador de miembros del despacho o cerrando e iniciando sesión de red por cada usuario).
En cada una de estas entradas a GEDEX, abra la ficha del usuario correspondiente a quien inicia la sesión,
(pulse la opción Configuración / Ver listado de usuarios y abra la ficha del usuario),
en su ficha, pulse el botón Identificación de usuarios y
responda afirmativamente cuando GEDEX le pregunte "Es usted XXXXX?" (siendo XXXX el nombre de este usuario).
> Si eligió la opción de Distinguir usuarios mediante contraseñas será necesario asignar una contraseña personal a cada usuario. Abra la ficha de cada usuario (pulse la opción Configuración / Ver listado de usuarios y abra la ficha de cada uno), en su ficha, pulse el botón Identificación de usuarios
y permita al usuario correspondiente escribir su contraseña personal (o anótela y entréguesela cuando corresponda). Repita este mismo paso para cada nuevo usuario.
Para poder utilizar las funcionalidades de gestión económica de los expedientes es necesario habilitar la solicitud de contraseñas personales. En España este es un requisito de la Ley 11/2021, de 9 de julio.