GEDEX organiza sus contactos en fichas, individuales para cada uno de ellos. Por ejemplo, puede crear fichas de contactos: para usted, para un cliente que tiene varios expedientes, para un procurador contrario, jueces, secretarios, empresas cliente, y otra ficha por ejemplo para el director de esa empresa, clientes contrarios, testigos, etc.
Para buscar un contacto use la tecla F2 o la casilla de búsqueda, de color verde.
Para mostrar el listado de contactos pulse el botón Ver contactos. Dicho botón puede encontrarlo en la bandeja de botones.
Si su pantalla es muy apaisada (por ejemplo los portátiles en formato cine) los botones se mostrarán más pequeños:
En el listado de contactos, observe que se encuentra un botón 
denominado 'Nuevo contacto' o 'Insertar contacto'. Pulse el botón para crear una nueva ficha.
En la nueva ficha podrá introducir toda la información referente al contacto: su nombre, direcciones, teléfonos, y otros datos de interés.
Todos los apartados dentro de una ficha son opcionales, de forma que si usted no desea rellenarlos, no tiene necesidad de hacerlo. Le recomendamos que al menos introduzca el nombre y apellidos.
En la parte central de las fichas se muestran casillas con usos múltiples, donde puede anotar teléfonos y otros datos de interés.
En esta imagen de ejemplo se muestra que junto al dato "E-mails Personales" hay una pequeña flecha (señalada con la gran flecha verde). Si pulsa en ella podrá seleccionar multitud de datos, por ejemplo: Organización, Colegio Oficial, Num. Seguridad Social, FAX del Trabajo, Cuenta Bancaria, matrículas de vehículos, etc.
Observe también que la casilla donde aparece la Profesión tiene un triángulo verde. Si lo pulsa se mostrarán diferentes profesiones para facilitarle no tener que escribirlas a mano. Igual que con las profesiones, muchos otros datos también muestran el triángulo verde para que pueda escoger de entre los valores que hayan usado en otras fichas.
Puede elegir qué dato desea mostrar en cada casilla. Al cambiar el dato visualizado, por supuesto no se pierde el dato previo.
Al pulsar en el nombre de una casilla (Móvil Personal, Cuenta Bancaria, etc.) se muestra la lista de datos disponibles, y aparece un punto '·' junto a los datos que han sido rellenados. Así se facilita elegir qué datos desea mostrar en la ficha.
Muchos datos permiten introducir varios valores separados con el signo ; punto y coma. Con ello podrá introducir por ejemplo varios emails personales.
En varios de los datos disponibles se usa la palabra "Personal" para indicar que es un dato exclusivo de esa persona. Se usa "Particular" para indicar que el dato es de su domicilio (el dato posiblemente esté compartido con otras personas, por ejemplo el teléfono fijo particular). Se usa "2º" para indicar una segunda lista de datos alternativos, por ejemplo "Trabajo 2º" para los teléfonos de un trabajo alternativo.
Conozca con detalle las posibilidades que le ofrece GEDEX para despachos que utilizan Carpetas del Cliente como forma de organización (una carpeta por cada cliente, y dentro de ella, todos los asuntos del mismo). Pulse aquí para leer sobre las Carpetas del Cliente.
Para personas físicas, use la casilla 'Persona'. Esta es la opción que se marca por defecto.
Para entidades, empresas, fundaciones, organizaciones, etc, pulse la casilla 'Entidad'. De ese modo, se adecuará la ficha para la introducción de personas jurídicas.
En caso de que el contacto sea un colectivo de personas físicas o de entidades, pulse la casilla 'Colectivo' (Grupo). De ese modo, se adecuará la ficha para la introducción de listas o conjuntos de contactos. Use esta casilla Colectivo también si se trata de una entidad sin personalidad jurídica.
Podrá definir múltiples colectivos, según sus necesidades, por ejemplo, para relacionar personal de una misma organización, copropietarios de un edificio, familias, etcétera.
La casilla 'Nacimiento', o en el caso de Entidades, 'Fundación', permite introducir una fecha.
Justo encima de la fecha de nacimiento (donde aparece un dibujo de un calendario y la palabra 'Nacimiento') puede hacer clic para ver las fechas de aniversario, deceso, fundación. Cada vez que haga clic en este botón se mostrará otra de las fechas.
Use el teclado para escribir la fecha, el formato a usar es: día, barra, mes, barra, año. Por ejemplo: 31/12/1980. Si desea borrar una fecha, selecciónela y use la tecla de borrar ← o ⌫ o bien Supr. Si pulsa el botón con el número [15] se mostrará el calendario de esa fecha. Puede navegar los meses y años pulsando los botones en su parte superior. Cuando localice una fecha, selecciónela con el ratón.
GEDEX es sensible a las fechas de deceso, y en los listados de clientes observará junto a los nombres de fallecidos el símbolo ✝
Las fichas de contactos disponen de cuatro direcciones: Particular, Trabajo, Correo y Fiscal. Puede mostrar cualquiera de ellas pulsando sobre las casillas de colores pastel.
En la imagen se muestra la casilla "P.J.", la cual contiene el Partido Judicial correspondiente a la dirección. Esta casilla la rellena automáticamente GEDEX.
Observe que las direcciones Particular , Trabajo , Correo y Fiscal tienen asociados diferentes colores. Dichos colores coinciden con los utilizados en las casillas de teléfonos y otros datos. Por ejemplo, la dirección del trabajo tiene el mismo color que la casilla 'Trabajo' (el Teléfono del trabajo) y 'E-mails Trabajo'. Esto simplifica la localización de teléfonos cuando tenga mayor soltura con GEDEX.
Junto a las direcciones aparece también la casilla Nombre , la cual permite introducir características adicionales al nombre. Podrá introducir apodos, segundos nombres, tratamiento, y otros campos adicionales.
A la izquierda del nombre de la vía o dirección se encuentra el Código Postal. Haga clic sobre las palabras 'Código Postal' para visitar la web de Correos y poder descubrir códigos postales y completar direcciones.
Si la dirección es extranjera, rellene en primer lugar la casilla del País y posteriormente haga clic en las palabras 'Código Postal' o 'ZIP' o equivalente en cada país.
En ocasiones es interesante enlazar dos o más fichas de contactos entre sí. Por ejemplo, cuando un cliente es el responsable de una sociedad, es interesante contar con una ficha personal del cliente y otra diferenciada para su sociedad, y poder ir de una ficha a la otra con sencillez.
Igualmente, se pueden enlazar fichas de cónyuges, familiares, colegas, etcétera.
Para enlazar una ficha con otra, pulse el botón 'Enlaces'. Se mostrarán los enlaces actuales, junto a dos opciones para añadir más: 'Seleccionar cónyuge' y 'Nuevo enlace'. Haga doble clic y GEDEX mostrará una lista donde podrá identificar a la otra persona a enlazar.
Por ejemplo, para realizar el enlace de un padre y su hijo, seguiremos estos pasos:
- Abrir la ficha del padre.
- Hacer clic en el botón 'Enlaces'
- Hacer doble clic en 'Nuevo enlace...'
- Elegir en la lista el nombre del hijo.
Con ello, ahora será posible navegar desde la ficha del padre a la del hijo y viceversa.
En las fichas de contactos que sean clientes de su firma podrá hacer uso adicional de los botones 'Expedientes Abiertos', 'Expedientes Cerrados', 'Todos', 'Minutas'. Esos botones se encuentran a la derecha de los botones de Observaciones y Enlaces.
Puede mostrar la lista de los expedientes abiertos, de los expedientes cerrados, de todos los expedientes o de las minutas del cliente, usando respectivamente los botones 'Expedientes Abiertos', 'Expedientes Cerrados', 'Todos', 'Minutas'. En la lista de los expedientes, puede hacer clic sobre uno de ellos para acceder directamente a la ficha del expediente.
Para poder identificar a los usuarios de GEDEX se utiliza el botón con forma de candado
Identificación de Usuarios. Podrá convertir a cualquier contacto en un usuario de GEDEX, podrá elegir los Permisos de acceso a fichas de Expedientes, las Sugerencias de edición de fichas, cambiar la contraseña personal del usuario, y otras funciones.
Ficha Fiscal de su Despacho o Empresa
Cómo eliminar fichas de contactos
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